Κάθε επιχειρηματική λειτουργία μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού πρέπει να είναι τεκμηριωμένη, δηλαδή να είναι τυποποιημένη με τη βοήθεια των σχετικών πρωτογενών εγγράφων.

Τα πρωταρχικά αρχεία είναι η βάση γιαεισάγοντας δεδομένα στα λογιστικά βιβλία, αντικατοπτρίζοντας τις επιχειρηματικές δραστηριότητες στη λογιστική. Αυτά τα έγγραφα είναι θεμελιώδη για την κατάρτιση φορολογικών και οικονομικών καταστάσεων.

Με άλλα λόγια, τα πρωταρχικά έγγραφαη λογιστική απεικονίζει απολύτως όλες τις οικονομικές πράξεις που πραγματοποιούνται από την επιχείρηση. Αποθηκεύονται στον οργανισμό για να εξασφαλίζουν τις δικές του ανάγκες και να παρουσιάζονται στις εποπτικές αρχές, καθώς και για άλλους σκοπούς. Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα μπορούν να καταστραφούν μόνο μετά τις προθεσμίες που έχουν καθοριστεί για την αποθήκευση τους από τη νομοθεσία.

Πρωτογενή λογιστικά έγγραφακαταγράφει τα γεγονότα των οικονομικών πράξεων. Για την οργάνωση των δεδομένων, καταχωρούνται σε ενοποιημένα λογιστικά έγγραφα. Για τους σκοπούς της λογιστικής χρησιμοποιούνται δύο είδη εγγράφων: πρωτογενή έγγραφα και λογιστικά μητρώα.

Το πρωτογενές έγγραφο είναι ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη οικονομική συναλλαγή και επιβεβαιώνει την εφαρμογή του από το γεγονός του.

Τα πρωτογενή έγγραφα παράγονται με αυστηρούς κανόνεςΣύμφωνα με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας με τη συμπερίληψη όλων των υποχρεωτικών απαιτήσεων. Περιλαμβάνουν: το όνομα του εγγράφου, τον τόπο και την ημερομηνία της σύνταξής του · το όνομα της νομικής οντότητας για λογαριασμό της οποίας συντάσσεται το έγγραφο · το πεδίο και το περιεχόμενο της ενέργειας · μονάδες μέτρησης της λειτουργίας. θέσεις υπεύθυνων προσώπων · προσωπική ή ηλεκτρονική υπογραφή του προσώπου που πραγματοποίησε την οικονομική συναλλαγή. Μόνο υπό την προϋπόθεση αυτή έχουν νομική ισχύ.

Οι κύριοι τύποι πρωτογενών εγγράφων: τιμολόγια δαπανών · εντολές πληρωμής · αποδείξεις πληρωμής · πιστοποιητικά εργασίας που εκτελούνται · τις εξερχόμενες και τις εισερχόμενες παραγγελίες, τις εκθέσεις προόδου κλπ. Αυτά τα έγγραφα περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την πραγματοποιηθείσα συναλλαγή.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, που ορίζονται από το νόμο, οι μορφές πρωτογενών εγγράφων αναφέρονται σε μορφές αυστηρής λογοδοσίας.

Ανάλογα με τον τύπο της πράξης, τα πρωταρχικά έγγραφα χωρίζονται σε τίτλους λογιστικής και αμοιβής, λογιστικής για πάγια περιουσιακά στοιχεία, λογιστικής πληρωμών σε μετρητά, λογιστικής για ταμειακές συναλλαγές κλπ.

Πρωτογενή λογιστικά έγγραφακατά την εκτέλεση των εργασιών ή αμέσως μετά τη διεξαγωγή τους. Μπορείτε να τα συνθέσετε είτε σε έτοιμες μορφές με μαύρο (μπλε) μελάνι είτε χρησιμοποιώντας σφραγίδα, φαξ ή άλλη σταθερή μέθοδο. Απαγορεύονται αδικαιολόγητες διορθώσεις και τυχόν διαγραφές εγγράφων. Τα σωστά σφάλματα μπορούν να διορθωθούν μόνο με την αποτυχία των εσφαλμένων πληροφοριών και την εγγραφή της σωστής. Η επιγραφή "διορθώνεται" γίνεται, η ημερομηνία και η υπογραφή του υπεύθυνου προσώπου.

Επίσης υπάρχουν έγγραφα πρωτογενούς χαρτιούηλεκτρονικά. Ονομάζονται έγγραφα, τα στοιχεία στα οποία καταγράφονται με τη μορφή ηλεκτρονικών δεδομένων, λαμβανομένων υπόψη όλων των υποχρεωτικών απαιτήσεων. Δημιουργούνται, μεταδίδονται, αποθηκεύονται και μετασχηματίζονται με ηλεκτρονικά μέσα σε οπτική μορφή. Σύμφωνα με τη νομοθεσία, η επιχείρηση έχει το δικαίωμα να εφαρμόζει έγγραφα στη δραστηριότητά της σε ηλεκτρονική μορφή. Η υποχρεωτική προϋπόθεση είναι η τήρηση του νόμου περί ηλεκτρονικής υπογραφής.

Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα τηρούνταιυπό τον κύριο λογιστή. Για την ασφάλειά τους, είναι υπεύθυνος ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης. Τα έγγραφα που έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο. Μέχρι τότε, αποθηκεύονται στο λογιστικό τμήμα σε κλειστά ερμάρια.