Τι είναι ένα έγγραφο; Είδη εγγράφων οργανισμού. Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού

Το χαρτί κάνει ασχολίες με οποιαδήποτε ιδιωτική καικρατική επιχείρηση. Χωρίς αυτήν, είναι απλώς αδύνατο να διατηρηθούν αρχεία. Στην εργασία, χρησιμοποιούνται συχνά έννοιες όπως "κανονιστικές", "πλαίσια", "μορφές", "δείγματα", "έγγραφα". Τα είδη των εγγράφων χωρίζονται σε διάφορους τύπους, ανάλογα με το σκοπό. Ας εξετάσουμε τα βασικά από αυτά, και με περισσότερες λεπτομέρειες θα σταματήσουμε την εργασία γραφείου προσωπικού.

Λογιστική

Η δραστηριότητα οποιουδήποτε οργανισμού είναι αδύνατη χωρίςυποστήριξη εγγράφων. Εκτός από συγκεκριμένα έγγραφα λογιστικής και στελέχωσης, υπάρχουν και άλλα. Όλα αυτά υποδιαιρούνται σε ορισμένους τύπους και έχουν αντίστοιχο τύπο. Εξετάστε τι σημαίνει η έννοια του "εγγράφου". Οι τύποι εγγράφων οποιουδήποτε περιεχομένου είναι πολύ παρόμοια μεταξύ τους λόγω της παρουσίας των ίδιων στοιχείων. Οι πληροφορίες, τυποποιημένες σύμφωνα με ομοιόμορφες απαιτήσεις, επιτρέπουν τη συστηματικοποίηση των δεδομένων και απλοποιούν σε μεγάλο βαθμό τη δραστηριότητα του οργανισμού. Παρακάτω είναι μια λίστα χαρακτηριστικών που υπάρχουν στα κύρια έγγραφα του οργανισμού, ανεξάρτητα από το αν γίνονται σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή.

Απαιτούμενα στοιχεία του εγγράφου

Οι τυχόν ρυθμιστικές πληροφορίες που εκδίδονται πρέπει να συμμορφώνονται με συγκεκριμένες απαιτήσεις εμφάνισης και περιεχομένου. Το έγγραφο πρέπει να περιέχει έναν αριθμό χαρακτηριστικών:

- Ημερομηνία. Η συνάφεια των πληροφοριών αντιπροσωπεύεται από αυτόν τον κύριο δείκτη.

- Αριθμός. Συνήθως δημιουργείται σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία ή μπορεί να αλλάξει άμεσα μαζί με άλλους δείκτες, για παράδειγμα, ημερομηνία.

- Όνομα της αρχής που δημιούργησε το έγγραφο. Κατά κανόνα, αυτά τα δεδομένα σε έναν οργανισμό δεν αλλάζουν, μόνο η δομική ένωση αναφέρεται.

- Εκτύπωση. Η απουσία του στο έγγραφο καθιστά ανίκανο. Στις περισσότερες περιπτώσεις σε ένα έγγραφο, αυτό το στοιχείο είναι άρρηκτα συνδεδεμένο με το ακόλουθο χαρακτηριστικό.

- Η υπογραφή. Η πιστοποίηση πληροφοριών με αυτόν τον τρόπο είναι η κύρια επιβεβαίωση της ορθότητας των δεδομένων. Αλλά το εγχειρίδιο ή το ηλεκτρονικό "χτύπημα" του υπαλλήλου στο έγγραφο δεν αρκεί. Η επίσημη έναρξη ισχύος στις περισσότερες περιπτώσεις γίνεται μόνο εάν υπάρχει σφραγίδα.

- Σφραγίδα. Δεν έχει τέτοια νομική ισχύ ως σφραγίδα. Περιέχει πληροφορίες σχετικά με το όνομα του οργανισμού και τις λεπτομέρειες του. Αλλά ο κύριος σκοπός του είναι να καταγράψει τις πληροφορίες που έστειλε θέτοντας την ημερομηνία και τον αύξοντα αριθμό.

Μορφές εγγράφων για αλληλεπίδραση με άλλους οργανισμούς

Όλες οι πληροφορίες που προέρχονται από το περιβάλλονΑυτός ο οργανισμός θα πρέπει να λογίζεται και συνήθως αναφέρεται ως εξερχόμενη αλληλογραφία. Τα κύρια χαρακτηριστικά σε αυτά τα έγγραφα είναι η σφραγίδα, η σφραγίδα και η υπογραφή. Η ημερομηνία καταγράφεται σε ειδικά περιοδικά, κάνοντας συστηματική αρχεία. Οι κύριες μορφές των εγγράφων για τη συνεργασία με άλλες οργανώσεις των επιχειρήσεων επιστολές, εκκλήσεις, τις καταγγελίες. Λογιστική για την παρασκευή αυτών των τίτλων, καθώς και την εισερχόμενη αλληλογραφία πραγματοποιείται με την ανάθεση ημερομηνία εγγραφής και έναν αριθμό.

Εσωτερικό έγγραφο. Είδη εγγράφων που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της οργάνωσης και τις σχέσεις με τους εργαζομένους

Η αντανάκλαση της αλληλεπίδρασης εντός της επιχείρησης εκδηλώνεται σε έναν από τους τύπους της κυκλοφορίας και της παροχής πληροφοριών:

1. Εσωτερικά κανονιστικά και τρέχοντα έγγραφα. Αυτές περιλαμβάνουν πράξεις, παραγγελίες, πρακτικά και άλλα έγγραφα που ρυθμίζουν και αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες του οργανισμού.

2. Τύπος χαρτιού "οργάνωση-εργάτης". Οποιοσδήποτε από αυτούς μπορεί να ονομαστεί η γενική έννοια του "εγγράφου προσωπικού". Τα είδη των εγγράφων για τη λογιστική του προσωπικού χωρίζονται σε δύο τύπους αλληλεπίδρασης:

- από την οργάνωση στον εργαζόμενο.

- από υπάλληλο σε οργάνωση.

Ο κύριος κατάλογος περιλαμβάνει εφαρμογές, παραγγελίες,πρωτόκολλα, πράξεις, οδηγίες, εξουσιοδοτήσεις, περιλήψεις κλπ. Δείγματα εγγράφων των καθορισμένων κατηγοριών σε κάθε οργανισμό μπορεί να διαφέρουν μεταξύ τους, αλλά εξακολουθούν να είναι τυπικά στο περιεχόμενό τους. Οι λογιστικές δραστηριότητες θα πρέπει να διεξάγονται βάσει γενικών απαιτήσεων. Ο κατάλογος των υποχρεωτικών εγγράφων του προσωπικού περιλαμβάνει:

- Τοπικές κανονιστικές πράξεις. Περιλαμβάνουν: χρονοδιάγραμμα, στελέχωση, χρονοδιαγράμματα διακοπών, διαδικαστικούς κανόνες, έγγραφα για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, λογιστική για την αμοιβή εργασίας.

- Τρέχοντα έγγραφα. Πρόκειται για συμβάσεις, στοιχεία εγγραφής, αρχεία προσωπικού και ώρες εργασίας, διοικητικές πληροφορίες κ.λπ.

Όλα τα έγγραφα της οργάνωσης περιλαμβάνονται στην ονοματολογία και έχουν τον αντίστοιχο κωδικό.

Εικονικά έγγραφα

Χάρη στη σύγχρονη τεχνική πρόοδο στοπρόσφατα, η διαχείριση των επιχειρήσεων γίνεται πλήρως αυτοματοποιημένη. Στην πραγματικότητα, η ροή εργασίας είναι 100% ηλεκτρονική σε όλους τους οργανισμούς. Αλλά ταυτόχρονα ένα σημαντικό κομμάτι εξακολουθεί να είναι τυπωμένο σε χαρτί. Με την εισαγωγή του δικαιώματος στην ηλεκτρονική υπογραφή και τη νομική νομιμότητά του, προβλέπεται να εγκαταλειφθεί πλήρως οι υλικοί μεταφορείς πληροφοριών στο μέλλον. Δηλαδή, η επικοινωνία των επιχειρήσεων και η ανταλλαγή δεδομένων θα είναι εικονική. Αυτό θα εξοικονομήσει σημαντικά χρόνο και θα μειώσει τη διάρκεια των περιόδων κίνησης των κινητών αξιών μεταξύ των οργανισμών.</ strong> </ p>